Mục tiêu cuối cùng của việc quản lý kho nguyên vật liệu này là xác định số lượng tồn hiện tại, để có quyết định nhập hàng chính xác, tránh tình trạng hết rồi mới biết để nhập, và kiẻm soát số lượng thực tế có chính xác với số liệu trên phần mềm hay không để xác định nguyên do và điều chỉnh về con số thực tế. Vậy để kiểm soát được kho nguyên vật liệu của tiệm hiệu quả bạn nên làm gì?

Nhập số liệu vào phần mềm chuẩn xác và đúng quy trình

Khác với các ngành khác, theo dõi kho của các quán cafe không hề giản đơn chỉ nhập được bao nhiêu, bán được bao nhiêu và còn tồn kho bao nhiêu. Tuy vậy, trong thực tế bạn bán cốc café nhưng thành phần lại là bột cafe, hoặc cà phê nguyên liệu dạng nước. Vì thế, việc quản lý kho của quán cafe thực ra là quản lý tồn kho nguyên vật liệu, chứ không phải là quản lý tồn đọng hàng hoá.

Nếu muốn kiểm soát chi tiết và chuẩn xác tình trạng nhập xuất nguyên vật liệu, bạn nên dùng phần mềm. Việc nhập công thức của các thức uống lên phần mềm sẽ chiếm rất nhiều thời gian của bạn, bao gồm việc nhập nguyên liệu, danh sách nguyên vật liệu, sau đó thiết lập định lượng cho từng mặt hàng. Khi danh sách khoảng 90 sản phẩm thì sẽ mất khoảng một buổi chiều là có thể bán hàng.

Bạn cần nhập nguyên liệu hàng ngày lên phần mềm với công thức có sẵn: tồn = tồn kho đầu kì + Nhập – Xuất

Bao lâu kiểm kho một lần và theo dõi kho nên diễn ra vào thời gian nào?

Kiểm kho là chủ cửa hàng đo lường, kiểm tra nguyên vật liệu. Trong trường hợp kiểm kho bằng phần mềm quản lý bán hàng, bạn không cần thực hiện thao tác kiểm tra thủ công, mà vẫn giữ được độ chính xác. Các Quán cafe cần kiểm kho vào mỗi cuối ngày làm việc.

Do đặc thù của mô hình quán cafe là công thức pha chế sẽ không hoàn toàn đúng với thực tế, cho nên thời gian kiểm kho cách nhau càng lâu, lượng sai lệch kho càng lớn, số tồn đọng càng không chuẩn xác. Có một thuận lợi là đôi khi, nguyên liệu áp dụng sẽ hết dần, vì thế việc kiểm kho sẽ nhanh hơn. Bạn nên kiểm kho hàng ngày với khoảng 10 nguyên liệu hay áp dụng nhất, 3 ngày với những nguyên liệu khác và nên có kiểm kho đột xuất với những nguyên vật liệu ít kiểm kho.

Nhìn chung, việc quản lý kho cần có một quy trình làm việc khoa học và kỉ luật từ việc bán hàng, đến nhập hàng phải chính xác và đầy đủ, đến việc kiểm kho định kỳ. Khi quy trình được vận hành một cách đều đặn, bạn sẽ thấy việc quản lý kho cũng rất nhanh và đơn thuần chứ không đau đầu như bạn nghĩ.

Kiểm kho thường xuyên để giảm bớt tối đa sai sót

Quản lý kho là việc không hề giản đơn, sẽ có rất nhiều vấn đề xoay quanh việc nhập kho và xuất kho mà bạn khó theo dõi được, ví dụ nhân viên tìm cách không nhập phiếu nhập hàng vào phần mềm, nhân viên nhập kho sai số liệu, nhân viên sau khi bán không nhập vào phần mềm bán hàng, bán sai sản phẩm, công thức sai lệch nhiều… Điều này khiến số liệu trên phần mềm sai lệch so sánh thực tế và chỉ có kiểm kho bạn mới biết điều này.

Nhưng với một số phần mềm có chức năng quản lý kho và thiết lập quyền truy cập cho từng nhân viên thì chủ cửa hàng chỉ cần thiết lập mọi thứ một lần sau đó nhân viên không thể tự ý chỉnh sửa gì thêm.

Những cửa hàng cà phê và trà sữa thường theo dõi kho bằng cách nào?
5 (100%) 1 vote

LEAVE A REPLY